Afanados andábamos

Fuente de la imagen: mvc archivo propio

Afanados andábamos en clase de Economía Aplicada con la integración de distintos sistemas de gestión (SIG) existentes en una hipotética organización. En el “fragor de la batalla”[1] de las ventajas e inconvenientes, llegó un momento en que perdimos el norte y, claro, como tenía asignado el rol de docente, tuve que reordenar los beneficios y también las barricadas o inconvenientes de todo proceso de integración. Y es que es complicado, por no decir imposible, disponer de un modelo universal de SIG que pueda ser aplicado en cualquier organización, con independencia de su especialidad, sectorización o ámbito territorial, debido a que cada institución es un mundo en sí misma. A esto se une la existencia de muros conceptuales que obstaculizan la integración; por ejemplo: lenguajes técnicos distintos; aparentes “Reinos de Taifas”[2] que generan enfoques particulares de implantación; etc.

Aprovechándome del contenido del texto editado en el sitio Economía Sostenible, bajo el explícito título “Ventajas e inconvenientes de un SIG” [3], apunté que a la hora de integrar distintos sistemas de gestión (SG) se pueden encontrar en esos sistemas que se pretenden completar mediante integración, atributos, tipologías o particularidades comunes. Por ejemplo, unificación de políticas y procedimientos; informar a todos los estamentos de la organización; programaciones de auditorías unificadas; aprovechamiento de los recursos técnicos y humanos disponibles; implicación del personal; simplificación de los procesos, etc. Por tanto, cada institución afronta el necesario objetivo de integración de sistemas con enfoques que no necesariamente son coincidentes puesto que, como he insinuado al inicio de este texto, su idiosincrasia es dispar: tamaño, sector, región… y, en especial, cultura empresarial reinante.

A título orientativo, si estamos en una empresa industrial, el sistema medioambiental seguro registrará un protagonismo relevante y distinto a si estamos en una entidad de consultoría donde la excelencia en el trabajo realizado al cliente, tendrá una consideración importante. Por lo anterior, a la hora de acometer una integración de diversos SG es necesario conocer su estructuración, comparándolos, superponiéndolos, para ver los puntos de encuentros y los dispares, así como su distinto índice de complejidad, de forma que sintonicemos las similitudes y armonicemos los distintos niveles de complicación. Otro aspecto a tener en cuenta es el ajuste de costes y la mejora continua. Finalmente, evaluar el grado de flexibilidad y de compatibilidad de los procesos de cada SG, así como el conocimiento del alcance de cada sistema objeto de integración. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.

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[1] Velasco Carretero, Manuel. En el fragor de la batalla. 2011. Sitio visitado el 15/09/2023

[2] Regímenes políticos a modos de estados locales, que surgieron en la península ibérica a partir de la desintegración del Califato Omeya de Córdoba (929-1031 dC).

[3] Velasco Carretero, Manuel. Ventajas e inconvenientes del los SIG. Sitio Economía Sostenible. 2009. Visitado el 15/09/2023.

La importancia del contexto

Fuente de la imagen:  “Contexto de la organización en un SGC”; sitio Economía Sostenible

En el marco de la asignatura Economía Aplicada y después de comentar ejemplos de cómo plantear los documentos de un sistema de gestión, apoyándome en el contenido del texto editado en el sitio Economía Sostenible, “Estructura de los documentos en un SGC”[1], me centré en el contexto de la organización, a partir del explícito “Contexto de la organización en un SGC”[2]. En la comprensión de la organización y del contexto recogido en un sistema de gestión de la calidad (SGC), se determinan las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito y el enfoque estratégico, que influyen en el logro de los resultados programados. Por ejemplo, en el hipotético procedimiento titulado “Contexto de la organización”, se establece la sistemática para el análisis, seguimiento y revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas. En ese sentido, la organización determina qué partes son las interesadas, los requisitos de estas partes y cuáles de estos requisitos se convierten en requisitos legales u otros requisitos que la entidad haya decidido cumplir y, por tanto, incorporado al SGC. La sistemática establecida para la identificación, seguimiento y revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes se documenta en el procedimiento “Contexto de la organización”. En cuanto a la determinación del alcance del sistema de gestión, en el apartado correspondiente del manual de calidad se debe escribir el alcance del SGC de la entidad.

En lo relativo al sistema de gestión y sus procesos, se enumeran algunas de las actuaciones a tener en cuenta: 1. Elaboración de un mapa de procesos de la gestión de la calidad, su aplicación, determinando la secuencia e interacción entre los mismos. 2. A través de los procedimientos generales e instrucciones técnicas se determinan los criterios y métodos para asegurar la eficacia y el control de los procesos identificados, junto a una asignación de las responsabilidades y autoridades para estos procesos. 3. A través de la revisión de los contratos comerciales y los planes estratégicos de la Dirección, planes de formación, planes de auditorías, etc. se determinan y aseguran la disponibilidad de recursos necesarios. 4. Mediante la planificación del SGC, se acometen los riesgos y oportunidades determinados. 5. Vía auditorías internas y el tratamiento de no conformidades, se valoran los procesos necesarios para el SGC, asumiendo cualquier cambio necesario que asegure el logro de los resultados previstos. 6. En las revisiones del Sistema por la Dirección, se desarrollan las acciones para alcanzar los resultados previstos mejorar los procesos y el propio SGC. 7. Puesta en marcha de un procedimiento para la gestión y custodia de la información documentada. 8. En el mapa de procesos se observan las interrelaciones entre los diferentes procesos, subprocesos y actividades identificados, diferenciando tipos de procesos[3]. Fuente de la información: Economía Sostenible e ISO.

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[1] Velasco Carretero, Manuel. Estructura de los documentos en un SGC. Sitio Economía Sostenible. 2016. Sitio visitado el 03/08/2023.

[2] Velasco Carretero, Manuel. Contexto de la organización en un SGC. Sitio Economía Sostenible. 2016. Sitio visitado el 03/08/2023.

[3] Por ejemplo, los estratégicos, que establecen la dirección y toma de decisiones fundamentales para el propósito de la organización; o los procesos operacionales, productivos, de prestación del servicio, que tienen contacto directo con el cliente. Otros procesos son aquéllos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, en cuanto a personas, equipamiento, materiales y resto de recursos para fabricar el producto o generar el servicio. Finalmente, se deben de encontrar los procesos que evalúan el cumplimiento de los requisitos, detectando desviaciones y proponiendo mejoras.

A vueltas con los sistemas Integrados de gestión

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Para M. García y otros[1], la cultura de la normalización es necesaria para competir globalmente, de ahí la relativa aceptación por parte de ISO, de una serie de sistemas de gestión orientados a la calidad, medio ambiente, seguridad en el trabajo y recursos humanos, lo que implica la necesidad de integrar sistemas. En el sitio Economía Sostenible, bajo el título “Integración de Sistemas de Gestión”[2] me hacía eco de la norma UNE 66177:2005 Sistemas de gestión[3], guía para la integración de los sistemas de gestión publicada por UNE[4], que proporciona directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de gestión[5] de aquellas organizaciones que han decidido integrar total o parcialmente dichos sistemas en busca de una mayor eficacia en su gestión y de aumentar su rentabilidad.

Lo que pretende UNE es ayudar a las organizaciones a abordar la implementación integrada de sistemas de gestión existentes, con la finalidad de desarrollar una visión compartida de la organización y, por derivación, mejorar la eficacia y rentabilidad de su actividad empresarial. UNE explica que la norma es aplicable a todo tipo de organizaciones[6] que empleen o deseen usar uno o más sistemas de gestión. Asimismo, está constituida por orientaciones sobre cómo llevar a cabo la integración[7]. Finalmente, la norma procura reforzar al equipo directivo de la empresa en el diseño e implementación de un sistema integrado de gestión, identificando los métodos y herramientas aplicables durante la consumación de dicha implementación[8]. Fuente de la información: UNE. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.

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[1] García Pantigozo, M., Quispe Atúncar, C., Raez Guevara, L. Sistemas integrados de gestión (SIG). Industrial Data. 2014.

[2] Velasco Carretero, Manuel. Integración de Sistemas de Gestión. Sitio Economía Sostenible. 2006. Visitado el 23/08/2023.

[3] UNE 66177:2005. Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión

[4] Asociación Española de Normalización. organismo oficial de normalización en mi país y representante en España de algunos organismos internacionales como, por ejemplo, ISO.

[5] Inicialmente, de la calidad, gestión ambiental y gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

[6] Con independencia de su tamaño o tipo de actividad. Publicada el 15/06/2005 por la Asociación Española de Normalización (UNE).

[7] No ha sido concebida para su uso con fines contractuales o de certificación.

[8] Con objeto de aumentar la eficacia del proceso de integración, es recomendable que los usuarios de esta norma cuenten con un conocimiento previo mínimo de los principios y conceptos básicos de los sistemas de gestión.

No basta con disponer de un “bicho” de alta gama

Fuente de la imagen: mvc archivo propio

En “Gestión documental en la empresa"[1] recogía la definición de la gestión de registros de la norma ISO 15489-1:2001, como el campo de gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre actividades comerciales y transacciones en forma de registros. Una gestión eficaz de los registros de las operaciones administrativas preservará aspectos tanto de cumplimiento normativo como de rentabilidad de la actividad empresarial o institucional. En ese marco organizativo, un sistema de gestión integrado posibilita la combinación de procedimientos, métodos y regímenes administrativos en aras de trabajar más, mejor y en menos tiempo, lo que redundará en la calidad del servicio o del producto ofrecido.

Me acordé de ese enunciado en la mañana del jueves, mientras verificaba una estructura de datos masivos y su cruce con distintas bases en soportes que iban desde soluciones integrales, escalables y flexibles (SIEF), hasta ofimática y programas contables básicos. Le trasladaba a mi interlocutor que percibía un no aprovechamiento del SIEF instalado. Es como si se dispone de un vehículo de alta gama y básicamente se utiliza en esporádicos paseos por el patio o solo poner en marcha su motor en el garaje. Por lo anterior, en SIEF no basta con disponer de un  potente “bicho” informático, también es muy importante la formación del personal en el manejo y la concienciación de los usuarios en la mejora que va a posibilitar, así como una calculada planificación de la migración del sistema tradicional al SIEF. Fuente de la imagen: mvc archivo propio

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[1] Velasco carretero, Manuel. Gestión documental en la empresa. 2022. Sitio visitado el 30/12/2022.

La interdependencia en tiempos de COVID-19

Fuente de la imagen: geralt en pixabay

Nos recuerda Ana María, en el sitio Cuestión de Ideas[1], la atribución a Gandhi de “la utilización del término interdependencia por primera vez en 1929 para referirse a esta palabra como un ideal que nos hace autosuficientes”, cuando supuestamente afirmó que la interdependencia debía estructurarse como el ideal de toda persona. Para Mahatma, las personas, al conformarnos como seres sociales, sin la interrelación con la sociedad no podemos percibir la “unicidad” con el universo ni desarraigar nuestro egoísmo; la interdependencia con la sociedad posibilita examinar nuestra fe. Después llegó mi respetado Covey y su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”[2], que te referencié hace más de una década en “Los siete hábitos” y sus paradigmas de interdependencia, dentro del marco de las victorias públicas, con sus hábitos de interdepedencia: ganar / ganar, comprender primero y sinergizar. 

Mientras reflexionaba junto al alumnado del curso Habilidades Comerciales (referenciado en “Habilidades Comerciales en tiempos de COVID-19”), sobre la no confusión de los términos proactividad e interdependencia (abajo te dejo una instantánea, alojada en el canal de youtube), caí en la cuenta que este último concepto tiene una relación estrecha con el estudio interdisciplinario de sistemas, al ser éstos un conjunto adherente de partes interrelacionadas e “interdependientes”. La idea no es mía. Esa supuestamente privilegiada memoria que, dice mi entorno familiar, tengo para algunas cosas (que casualmente no me dan de comer, jeje), rememora el manifiesto para la tesis de la equifinalidad[3], que tuve el gusto de hojear en 2009, cuando Kevin Beven especulaba acerca de que cambiar una parte de un sistema puede afectar otras partes o todo el sistema, siendo predecible esos cambios en los patrones de comportamiento. 

Pero lo que me interesa resaltar hoy de Kevin y que puede interesar de cara a lo que se nos viene encima en la era COVID-19, es que en los sistemas que aprenden y se adaptan, el crecimiento y el grado de adaptación dependen de la optimización del compromiso del sistema con su entorno, compromiso que lo traduje y entendí como “interdependencia”. Según el autor, algunos sistemas admiten otros sistemas, manteniéndolos para evitar desajustes, a modo de "seguro". Los objetivos de la teoría de sistemas son modelar la dinámica, las restricciones, las condiciones de un sistema... y dilucidar principios (como propósito, medida, métodos, herramientas...) que pueden discernirse y aplicarse a otros sistemas en todos los niveles de anidamiento y en una amplia gama de campos para lograr lo que Beven denomina “equifinalidad[4] optimizada”. Fuente de la imagen: geralt en pixabay.

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[1] López de San Román, Ana María. Interdependientes. Cuestiondeideas.com. 2018. Sitio visitado el 19/05/2020. 

[2] Covey, Stephen. Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Ediciones Paidos Ibérica, 1989. 

[3] Beven, K. A manifesto for the equifinality thesis. Journal of hydrology, 2006. 

[4] Principio por el que en los sistemas abiertos se puede alcanzar un estado final dado por muchos medios potenciales (Cummings y Worley, Desarrollo y cambio de organización, Thomson, 2005).

Las que se mueven

Fuente de la imagen: mvc

El educador Ken Robinson[1] recitaba las siguientes palabras, atribuidas a Benjamin Franklin: "Hay 3 tipos de personas en el mundo: las inamovibles, las movibles y las que se mueven"[2]. Las personas inamovibles son las que se resisten al cambio por completo, no se mueven ni dejan que otros lo hagan. Suelen guiarse por el miedo, los prejuicios o la comodidad de la rutina, bloqueando cualquier innovación o progreso. Las movibles tienen la capacidad de cambiar, pero no lo hacen por iniciativa propia. Necesitan un estímulo externo, una motivación, o ver que otros ya han dado el primer paso para decidirse a actuar. 

Las movibles conforman el grupo más grande y clave para que un proyecto tenga éxito. Por su parte, las personas que se mueven son los líderes, innovadores y proactivos. Son aquéllas que hacen que las cosas sucedan, que proponen ideas, asumen riesgos e inspiran a los demás. No necesitan que nadie los empuje porque se mueven por sus propios valores y visión. Te dejo el vídeo [3], subido a Youtube por la Verdad Oculta, con las principales ideas de Ken sobre el paradigma del sistema educativo, "Bring on the Learning Revolution", en formato de animación Scribing, realizado por Learning Cognitive[4].

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[1] En enero de 2011, en uno de los eventos organizados por RSA.

[2] “There are three kinds of people: those that are immovable, those that are movable, and those who move”.

[3] Sitio visitado el 28/12/2012.

[4] Si puedes, recarga pilas en este fin de semana y cuidado hoy con las inocentadas (Imagen: dibujo de Sir Ken Robinson, extraído del vídeo).

Pensiones inviables

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Se intuían las siguientes afirmaciones. La escasez de contribuyentes por pensionista y la jubilación precoz hacen del sistema de pensiones español de los más inviables de la unión europea[1]. Dice J. Díaz (2007)[2]  que el sistema actual de pensiones no es sostenible[3] y el Fondo de Pensiones se agotaría en 2031.

Sin embargo, si se retrasase tan sólo tres años la edad de jubilación, el efecto expansivo retrasaría bastante los plazos, y el sistema de pensiones se volvería sostenible por un tiempo razonable. ¿Cuánto? (Fuente de la imagen: sxc.hu). Imagen incorporada con posterioridad; fuente: mvc archivo propio.

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[1] Leído en la pág. 24 de Negocio de 27/6/07.

[2] Díaz Jiménez, Javier (2007. Profesor de la universidad Carlos III.

[3]  Y el primer déficit aparecería en 2019.