Gestión documental en la empresa

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Si eres follower de este sitio sabes que en más de una ocasión he tratado la gestión documental. Textos como “Destrucción documental: Inversión en tranquilidad”, “Outsourcing documental” o ¿Nuevo o mismo papel?[1] son prueba de ello. En “Gestión de riesgos en la Gestión documental”[2] referenciaba la sesión a la que asistí centrada en los riesgos inherentes a toda gestión documental y la preceptiva gestión de éstos. Pero ¿Qué es un sistema de gestión documental? En el sitio netpost, bajo el explícito título “Gestión documental”[3], apuntaba que un sistema de archivo eficiente de la documentación generada en las operaciones administrativas es esencial no solo en el necesario cumplimiento normativo sino en la atenuación de los riesgos de todo tipo. El procedimiento de archivo debe facilitar el acceso a la documentación para buscarla, consultarla, actualizarla y controlarla, todo ello de manera organizada y cumpliendo con el ordenamiento jurídico aplicable y las políticas administrativas internas de la empresa. Siguiendo a K. Megill[4] y apoyándonos en las especificaciones de la International Organization for Standardization[5], la gestión de documentos es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de la creación o recepción hasta su disposición final. En la administración de una empresa, lo anterior incluye identificar, clasificar, almacenar, asegurar, recuperar, rastrear y destruir o conservar registros comerciales de forma permanente. 

La norma ISO 15489-1:2001 definía la gestión de registros como el campo de gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre actividades comerciales y transacciones en forma de registros. Una gestión eficaz de los registros de las operaciones administrativas preservará aspectos tanto de compliance como de rentabilidad del negocio. Si la gestión de la documentación soporte de las operaciones se apoya en un archivo manual o tradicional, es necesario que este se encuentre normalizado e integrado en la gestión de la documentación administrativa de la empresa, cumpliendo la normativa de conservación de documentos y protección de estos. Por un lado deberemos contar con un archivo general que recoja la documentación general de las operaciones comerciales, que se nutre de las transferencias de los archivos específicos. Con este archivo general, la empresa establece un índice de documentación cabecera, permitiendo la gestión integrada, con información relativa a la clasificación y codificación, tiempo de conservación y fecha de destrucción, así como un sistema de explicación de la gestión de los expedientes, responsables de custodia, etc. 

Por otro, deberemos contar con archivos específicos clasificados por tipo de operaciones, proveedores, clientes… y, si procede, incluso carpetas físicas específicas en función de la situación de trámite de los expedientes. También, es importante tener controlada y debidamente ubicada la correspondencia comercial, sugiriendo que en vez del típico ordenamiento d entrada y de salida de correspondencia, la ordenemos siguiendo el criterio de recepción o envío y de respuesta o trámite seguido. Dependiendo del volumen de operaciones y de documentación enviada y recibida, se sugiere la disposición de libros de registros, cuya finalidad no es otra que controlar y garantizar la circulación de la documentación en la empresa. Esto no quita que cada división o departamento disfruten de sistemas de control internos adicionales. Ciertamente, “cada maestro tiene su libro”, por lo que cada división administrativa, en función de las personas que la componen, la cultura empresarial y las necesidades organizativas concretas de la empresa, dispondrá de un criterio de clasificación determinado. No obstante, sugerimos que dicho criterio esté impregnado de jerarquía y de lógica, permitiendo la identificación y agrupación de la documentación, con independencia de su soporte y en base a un estudiado diseño de un cuadro de clasificación. 

Es importante disponer de un código de clasificación numérico, alfabético o alfanumérico, con una estructura secuencial o jerárquica. Una vez generado o recepcionado el documento, así como asignado el código correspondiente y tramitada su gestión por quién corresponda, se procede a su ubicación física y ordenamiento dentro de la carpeta correspondiente, junto a la señalización de las carpetas de expedientes generales y cadenas documentales para facilitar su expeditiva localización en caso necesario. Existen elementos auxiliares y mobiliario específico de archivo, en función de las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer, desde elementos auxiliares, como etiquetas adhesivas, índices y separadores de carpeta y ficheros, a bandejas clasificadoras apilables. Respecto a los continentes, la gama va desde carpetillas de anillas, hasta archivadores, conocidos como AZ, pasando por cajas de archivo, o carpetas colgantes. En relación al mobiliario, antes de comprarlo, se sugiere prever las necesidades específicas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo de documentación propia de cada departamento, sección o puesto de trabajo. En este sentido, se barajarán opciones desde archivadores de mesa, carros para carpetas, estanterías, armarios compactos o muebles de archivos realizados ad hoc para una habitación o zona concreta donde se ubique el archivo. 

La custodia y protección de documentos es una función necesaria y trascendental en toda gestión de archivos física. Cuidar aspectos tales como no forzado de las carpetas, evitar el uso masivo de grapas o gomillas, que el material de archivo sea perdurable y recio, que la rotulación se encuentre fijada adecuadamente, etc. Asimismo, es necesario que la documentación se encuentre a una temperatura determinada, que garantice una humedad relativa y evite la luz excesiva el polvo o el calor. Un sistema administrativo soportado en programas y archivos informáticos es un medio de gestión y almacenamiento en dispositivos electrónicos, que estructura y organiza la escritura, búsqueda, lectura, almacenamiento, edición y eliminación de archivos de una manera concreta en función de las capacidades de la tecnología aplicada o utilizada y de las necesidades de la empresa usuaria. Para E, Suñé[6], el procedimiento administrativo digital es un medio administrativo gestionado con un sistema o conjunto combinado de medios o dispositivos propios de la tecnología de las comunicaciones que es denominado digital, no tanto porque genere información mediante la pulsación manual de teclados, cuanto porque está destinado a producirla, transmitirla, manejarla, procesarla y almacenarla sin emplear para ello series de signos representativos de valores convencionales[7], sino mediante valores numéricos simples ordenados según la lógica binaria derivada del booleana[8]. 

La administración digital se sustenta en aplicativos informáticos de gestión administrativa y contenedores o servidores de archivos que no es otra cosa que ordenadores conectados en red que proporcionan ubicación para el acceso telemático a los archivos compartidos, a los que los usuarios pueden acceder con los debidos privilegios o autorizaciones. La finalidad de este tipo de procedimiento administrativo es que los usuarios puedan identificar, acceder y utilizar la información depositada en los archivos de la manera más eficaz posible a través de criterios de nombramiento de archivos, atributos de los archivos y control de acceso. Un sistema de archivo de documentos digitales deberá estar diseñado de forma que se integre de manera fácil con cualquier otro sistema administrativo digital utilizado en la empresa, accediendo a la documentación de forma segura y eficaz, solventando cuestiones de espacio de tiempo y permitiendo la gestión individualizada de los usuarios en función de sus privilegios o rutas de acceso autorizadas. Un servidor de archivos puede ser dedicado o no dedicado[9]. Tan importante es disponer de un sistema informático de archivos, programas o aplicativos administrativos para su uso, como la digitalización, entendida esta como el proceso de convertir un documento físico en formato digital, con las ventajas añadidas de reducción de costes, optimización del espacio, seguridad, bienestar, control y productividad. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.

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[1] Velasco Carretero, Manuel. Destrucción documental: Inversión en tranquilidad (2020), Outsourcing documental (2007), ¿Nuevo o mismo papel? (2012). Sitios visitados el 07/05/2022.
[2] Velasco Carretero, Manuel. Gestión de riesgos en la Gestión documental. 2020. Sitio visitado el 07/05/2022.
[3] Velasco Carretero, Manuel. Gestión documental. Sitio netpost. 2014. Visitado el 07/05/2022.

[4] Megill, Kenneth. Corporate Memory: Records and Information Management in the Knowledge Age (2nd ed.). K.G. Saur/Thomson. 2005.
[5] International Organization for Standardization – ISO 15489-1:2001 – Information and Documentation – Records Management – Part 1: General. 2001.
[6] Suñé Llinás, Emilio. El procedimiento administrativo en la era digital: la necesidad de entidades de certificación. Revista de Estudios Jurídicos, Económicos y Sociales, nº 1. 2003.
[7] Como las palabras o frases, que caracterizan a los sistemas informáticos llamados analógicos.
[8] Que caracteriza los sistemas informáticos llamados digitales.
[9] Un servidor dedicado está diseñado específicamente para su uso como servidor de archivos, con estaciones de trabajo conectadas para leer y escribir archivos y bases de datos.