No basta con disponer de un “bicho” de alta gama

Fuente de la imagen: mvc archivo propio

En “Gestión documental en la empresa"[1] recogía la definición de la gestión de registros de la norma ISO 15489-1:2001, como el campo de gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre actividades comerciales y transacciones en forma de registros. Una gestión eficaz de los registros de las operaciones administrativas preservará aspectos tanto de cumplimiento normativo como de rentabilidad de la actividad empresarial o institucional. En ese marco organizativo, un sistema de gestión integrado posibilita la combinación de procedimientos, métodos y regímenes administrativos en aras de trabajar más, mejor y en menos tiempo, lo que redundará en la calidad del servicio o del producto ofrecido.

Me acordé de ese enunciado en la mañana del jueves, mientras verificaba una estructura de datos masivos y su cruce con distintas bases en soportes que iban desde soluciones integrales, escalables y flexibles (SIEF), hasta ofimática y programas contables básicos. Le trasladaba a mi interlocutor que percibía un no aprovechamiento del SIEF instalado. Es como si se dispone de un vehículo de alta gama y básicamente se utiliza en esporádicos paseos por el patio o solo poner en marcha su motor en el garaje. Por lo anterior, en SIEF no basta con disponer de un  potente “bicho” informático, también es muy importante la formación del personal en el manejo y la concienciación de los usuarios en la mejora que va a posibilitar, así como una calculada planificación de la migración del sistema tradicional al SIEF. Fuente de la imagen: mvc archivo propio

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[1] Velasco carretero, Manuel. Gestión documental en la empresa. 2022. Sitio visitado el 30/12/2022.