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| Fuente de la imagen: bboellinger en pixabay |
Si eres follower de este sitio seguro te suena que en más de una ocasión he tratado el tema de la gestión documental. Textos como ¿Nuevo o mismo papel? u ”Outsourcing documental” son prueba de ello. Pues bien. Invitado por Antonio (Gracias), interesante la sesión, vía videoconferencia, a la que asistí en la tarde del martes, centrada en los riesgos inherentes a toda gestión documental y la preceptiva gestión de éstos. Pero antes de seguir, una breve acotación del concepto ¿Qué es un sistema de gestión documental?
Para ello, los ponentes referenciaron la ISO 15489, que la define como esa gestión y control eficiente y metódico de la recepción, uso, archivo y disposición de los documentos en una institución, coordinando el tratamiento, custodiando los documentos y garantizando un adecuado funcionamiento conforme al ordenamiento legal de cumplimiento. Evidentemente, si se califican y se intervienen los riesgos coligados a todo documento, estamos controlando mejor la gestión documental.
Siguiendo a Maguire y Pullen[1], la gestión de los riesgos de un tratamiento documental consiste básicamente en el acomodo del procedimiento reglado de gestión de los riesgos (ISO, UNE…) teniendo en cuenta la integridad de los datos, su dispuesto acervo y la confidencialidad de la información, con el fin de preservar la discrecionalidad. Si tan esencial es inventariar los riesgos inherentes a toda gestión documental, también lo es la evaluación de la bondad o eficacia del proceso administrativo que se sigue[2].
Para la profesora Anahi Casadesús de Mingo[3], la metodología de gestión de riesgos aplicada a la gestión documental debe ser proactiva, “identificando las debilidades del sistema, los riesgos potenciales e implantando controles y tratamientos que mitiguen y reduzcan al máximo la probabilidad de que algo negativo ocurra”[4]. En definitiva, importancia del previo avalúo de los riesgos y de la valoración del proceso administrativo aplicado. Fuente de la imagen: bboellinger en pixabay.
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[1] Troy Pullen y Heather Maguire. The information management risk construct: identifying the potential impact of information quality on corporate risk. https://core.ac.uk/download/pdf/11037249.pdf Web visitada el 08/01/2020.
[2] Igualmente, un enfoque organizativo centrado en la mejora continua garantiza una adecuada gestión de riesgos centrada en la gestión documental.
[3] Anahí Casadesús de Mingo. Universitat Autònoma de Barcelona, Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents, Faculty Member Gestión de riesgos aplicada a la gestión de documentos: una metodología para garantizar una rendición de cuentas confiable.2016.
[4] anticipándose “tanto a los posibles errores y pérdidas de información como a la desclasificación de documentos y la provisión de información para los procesos de rendición de cuentas”.