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¿Por dónde empezamos?[1], te apunté la respuesta a la pregunta que lanzó Lourdes en la práctica de Sistemas Integrados de Gestión (SIG). Pero ahí no quedó la cosa. Cogió confianza la alumna y puso encima del pupitre virtual de la clase de Economía Aplicada otra batería de cuestiones. La siguiente fue ¿Y luego qué? Partiendo del supuesto de que la organización tiene más de un sistema de gestión (SG) implantado y pretende integrarlos, y que cada SG dispone de dos tipos de procesos, los específicos del SG y aquellos proclives a integrarse con otros procesos iguales o similares de otros SG de la organización, uno de los caminos que propuse es el siguiente (M Velasco, 2009
[2]). En primer lugar realizar un estudio comparativo de los SG que se pretenden integrar. Seguidamente, la detección de los hitos, eslabones o parcelas de cada SG que se consideran comunes o asimilados. A continuación, la reasignación de las actividades, tareas y funciones comunes, procurando en todo momento la optimización, tanto de recursos técnicos como de personas y evitando aspectos tales como el solapamiento o duplicidad de tareas a realizar por distintos equipos responsables, etc. Redactar cada proceso en modo “integración”, es decir, teniendo en cuenta el proyecto SGI, describiendo la afectación en cada parte interesada, con especial atención a los usuarios que realizan o ejecutan el proceso determinado y teniendo siempre presente la optimización de los recursos disponibles y el tiempo de las personas que lo ejecutan.
Entre otros pasos se encuentra la inclusión en dicha remodelación de esos subprocesos similares en cada SG objeto de integración, haciendo mención o derivando dichos hitos al SGI que se está conformando. En todo camino de integración de sistemas de gestión, es primordial la gestión documental, mediante una eficaz generación de soporte documental, físico o digital, y archivo de éste para su futura gestión o utilización. Una vez definidos y descritos los procesos objeto de integración, incorporar éstos a cada SG, describiendo la interrelación y transversalidad. También, es necesario generar un SGI que incorpore los distintos SG integrados, tanto sus partes específicas como las que son objeto de integración, redefiniendo los procesos, subprocesos, actividades, tareas, funciones… Informar y formar a todos los usuarios del sistema, explicando las ventajas del SGI y aquellos nuevos aspectos que son necesario asumir para caminar hacia la optimización de recursos y personas, todo ello con la finalidad de conseguir la excelencia en el producto o en el servicio que se ofrece al cliente. Finalmente, si la organización no ha implantado aún ningún sistema de gestión obviamente estará en una posición distinta a la hora de enfocar la integración e los futuros sistemas a aquella que ya tiene implantado varios sistemas. En el primer caso, se reforzará de métodos de trabajo en materia de integración y realizará la implantación de los sistemas teniendo en cuenta el encaje de éstos. Fuente de las imágenes: mvc archivos propios.
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