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En el marco de la asignatura universitaria Economía Aplicada, ésa es la pregunta que lanzó Lourdes en la práctica de Sistemas Integrados de Gestión (SIG). En el sitio
Economía Sostenible, con el título “
Requisitos previos para un SIG”
[1], establecía unas acciones previas antes de acometer una integración de sistemas. Y es que un sistema integrado de gestión no es otra cosa que un modelo organizativo que corona o agrupa distintos sistemas de gestión que ya están implantados en la institución o que se tiene previsto instaurar todos o alguno nuevo. Esta integración se realiza en aquellos procedimientos comunes y en los sistemas documentales. A la hora de plantear una integración de sistemas lo primero que se debe de analizar es si estamos ante un clima favorable por parte de la dirección general (DG) hacia la integración de sistemas. Si no existe un fuerte compromiso en esa línea de actuación, el proceso nace cojo y con escasas posibilidades de llegar a buen término. Si la DG se encuentra concienciada, el siguiente hito es informar a la plantilla de la importancia de la integración, ya sea en el aspecto de optimización de recursos como de excelencia de la organización en sí.
Para ello, es fundamental disponer de canales efectivos de comunicación y de programas de formación excelentes que garanticen el conocimiento de las funciones, los procesos y las tareas asignadas. El siguiente paso consiste en estudiar profundamente cada sistema objeto de integración, desbrozando los caminos organizativos que se siguen y su influencia transversal con otros procesos complementarios, anteriores o sucesivos. Seguidamente, se deben inventariar los procesos, las tareas, las funciones y las responsabilidades de cada usuario colaborador de cada sistema objeto de integración. Igualmente, y de forma casi paralela al análisis de procesos, tareas y funciones, se deben establecer una serie de indicadores certeros que posibiliten la evaluación continua de la efectividad de esos procesos, tareas y funciones, detectando desviaciones y proponiendo soluciones que mejoren continuamente los sistemas de gestión, tanto individualmente como, sobre todo, en el proceso de integración en el que se encuentran inmersos. De esta forma, estaremos en condiciones de acometer una integración de sistemas con probabilidad de éxito.
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