Aspectos de la integración de sistemas de gestión

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En el marco de la asignatura universitaria Economía Aplicada, la sesión la dediqué a comentar los aspectos generales de la integración de sistemas de gestión. Para ello me apoyé en el texto editado en el sitio Economía Sostenible, bajo el título "Sobre el contenido UNE de sistemas de gestión"[1], que, a grosso modo, describía el índice de la norma española UNE 66177:2005 Sistemas de Gestión, publicada por Aenor. Según la Asociación Española de Normalización, el objeto de la norma es proveer reglas para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de gestión (en aquellos momentos: de calidad, gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo). Paralelamente, se procura ayudar al equipo directivo en el diseño e implementación de SGI así como en la identificación de métodos y herramientas a utilizar en dichas implementaciones. Así, establecido el objeto y campo de aplicación, el siguiente hito que trata esta norma es el relativo a la estructura propia del proceso de integración, basado en el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y apoyar) y con la finalidad de desarrollar e implantar el plan de integración y revisar y mejorar el SIG. En cuanto al desarrollo del plan de integración, el documento debe recoger los beneficios esperados de la integración y las dificultades a superar en el camino de la integración. Una vez inventariado los beneficios y las dificultades, el siguiente paso consiste en analizar el contexto, de forma que se pueda identificar el método de integración más idóneo. 

Esta investigación debe alcanzar al menos aspectos tales como la capacidad de la organización para la gestión, el nivel de necesidades y expectativas de las partes interesadas, la extensión del SG y el nivel de riesgo consecuencia de incumplimientos del ordenamiento legal u otros desajustes del propio proceso integrador. Analizado este contexto, se pasa a la selección del método de integración más idóneo. La norma orienta sobre distintos métodos de integración: básico, avanzado y experto. Elegido el método el siguiente hito consiste en la elaboración del plan de integración, identificando los procesos y sus vínculos e interacciones. Este plan deberá contener aspectos tales como el grado de cumplimiento de los sistemas por separado y el esperado por la integración, junto a los costes y beneficios de la integración. También, son igual de importantes cuestiones tales como impacto previsto de la integración, debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, procesos objeto de integración, recursos necesarios o recomposición del sistema documental. Asimismo, en todo el desarrollo del plan de integración es fundamental el apoyo de la alta dirección, debido a la necesaria coordinación ante los cambios que se registren y las funciones que se vean afectadas. La materialización de este apoyo se instrumenta tanto en la disposición de los recursos necesarios como en el proactivo seguimiento de la implantación. 

En este sentido, la norma recomienda la designación de un responsable o coordinador con autoridad, visión de los sistemas y conocedor de las distintas problemáticas de la organización. El penúltimo capítulo de la norma trata de la implantación del plan de integración, actividad que se asignará al coordinador previamente designado con el equipo de integración y que se facilita sobremanera si se dispone de un comité de integración, conformado por los responsables de las distintas divisiones o áreas de la organización que se encuentren afectadas directa o indirectamente por el proceso de integración. Entre los asuntos que debe tratar el equipo se encuentra el plan de comunicación, definición de responsables de los procesos o elaboración, revisión y seguimiento de dichos procesos. Y el último hito de la norma lo configura la revisión y mejora del SIG, la revisión permite analizar los hechos y resultados, mejorar las decisiones y determinar prioridades. La norma recomienda que las mejoras detectadas se traten conforme al procedimiento de mejoras de la organización, aplicando el enfoque basado en procesos. La instrucción termina con un apartado bibliográfico y otro con documentación anexa relativa al ciclo PHVA, tablas de correspondencia y de evaluación de distintos SG y ejemplos. Fuente de la información: AENOR. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.

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[1] Velasco Carretero, Manuel. Sobre el contenido de UNE Sistemas de Gestión. Sitio Economía Sostenible. 2006. Visitado el 22/09/2023.

[2] Fuente UNE 661772005. Aenor. 2005.