La implementación de un Sistema Interno de Información (SII), conocido como Canal de Denuncias, ha pasado de ser una recomendación a una obligación legal en España[1]. Para que este canal funcione de verdad, no basta con poner un buzón; una de las fases más importantes es la operación diaria y el mantenimiento o, como dicen las personas expertas, la Gestión y Mejora Continua. Aquí es donde entra en juego una obligación importante, pero poco visible: la necesidad de llevar un Libro-Registro de todas las comunicaciones recibidas (M. Velasco, 2023)[2]. Piensa en este registro como un diario ultra-secreto y blindado, manejado únicamente por la persona responsable de gestionar el Canal (el RSII). Este diario debe documentar absolutamente todo[3]. Si la investigación demuestra que la denuncia es infundada, el registro debe plasmar por qué se concluye eso y cuándo se procede a borrar los datos personales. Este control estricto de la documentación es necesario porque garantiza la trazabilidad; es decir, permite demostrar a las autoridades o a la dirección de la empresa que el proceso se ha seguido de manera justa, imparcial y, sobre todo, cumpliendo con la ley. Asimismo, el registro actúa como un escudo protector, garantizando la máxima confidencialidad de la persona que informa (la informante) y de la persona que es investigada, aplicando el principio de que "solamente el RSII necesita saber" qué información contiene este diario.
Esta conservación de registros, al estar centralizada en el procedimiento y ser tan detallada, se convierte en el motor de la mejora continua del sistema de la institución pública o privada que tiene implantado un canal de denuncias. Cavila en el Libro-Registro como el historial médico de la organización en términos de ética. Si el responsable del Canal revisa el registro y se da cuenta de que, en los últimos seis meses, el 70% de las denuncias se centran en un mismo departamento, por ejemplo, el de compras, esto indica que hay un problema en esa área y que la empresa debe actuar de forma proactiva. Quizás, se necesite impartir formación específica sobre conflictos de intereses para ese equipo o se deban revisar los procedimientos de control interno. De esta forma, el registro transforma los incidentes aislados en lecciones aprendidas y datos que ayudan a prevenir futuros problemas, en lugar de solamente reaccionar a ellos. Sin un registro fiable y completo, la organización no podría medir la efectividad de su Canal de Denuncias, ni podría justificar que está protegiendo correctamente la identidad de las personas. Concluyendo, la ley exige que si se tiene un Canal, se demuestre con documentación blindada que se está utilizando de manera seria, justa y confidencial, asegurando que la verdad y la ética prevalezcan sin exponer a nadie a represalias o juicios injustos. Fuente de las imágenes: mvc archivo propio.
[3] Desde el momento en que una persona, por ejemplo, informa que ha visto a un compañero o compañera usando fondos de la empresa para gastos personales (un caso de corrupción), hasta el proceso de investigación y la decisión final.
