Programación y objetivación de reuniones

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En más de una ocasión he tratado en este sitio el tema de la dirección de reuniones y coordinación de equipos, proyectos…[1]. Asimismo, hace casi un sesquidecenio, en “Enriquecer y concretar”[2], apuntaba que todo diseño organizativo empresarial que se re-elabore, más que un trabajo de reconfiguración, debe ser un esfuerzo por enriquecer y, sobre todo, concretar la parte positiva de los enfoques formales o informales que existan previamente y siendo las personas el ingenio y el talento estratégico más importante y la eficacia humana es una calidad apreciada tanto a nivel individual como, sobre todo, de equipo. La clave de un buen trabajo en equipo, cuando sea necesaria esta figura grupal, y de una gestión de reuniones, se encuentra constituida, ante todo, por la preocupación por los demás, la valoración de todos los tipos de problemas y su resolución. 

La preocupación por los demás se manifiesta en la confianza y el apoyo mutuo, la voluntad de cooperar, asegurando así la comprensión, la comunicación abierta y el respeto. Te cuento lo anterior porque asistí a una ponencia sobre dirección de reuniones, impartida por L. M. Sánchez[3], donde se trabajó el tema pero desde la óptica de resolución de situaciones[4] por un grupo de individuos, siempre en base a una planificación y programación previa y con unos objetivos generales y concretos. Se reiteró la importancia de disponer de unos objetivos claros[5]. Aprovechándome de los apuntes, comentarte brevemente que las reuniones instituyen un recurso esencial para el desempeño del trabajo grupal, siendo inexcusable la disposición de procedimientos y técnicas que proporcionen, faciliten, agilicen y optimicen la dirección de las reuniones a las personas encargadas de la conducción de reuniones. 

Por lo anterior, todo es importante, desde una programación adecuada (tema, objetivos, convocados, lugar, recursos técnicos, orden del día…) hasta la valoración final (de los objetivos, cómo ha discurrido…), pasando por la iniciación (presentación, motivación…), desarrollo (participación, coordinación…) y clausura. Las cuestiones por las que una reunión puede irse al traste son variopintas, pero la mayoría de las causas tienen el nexo en común de una falta de programación y planificación unido a un enfoque inadecuado en cuanto a los objetivos. Otro aspecto importante lo constituye la forma de comunicarse los participantes, ya sea en las reuniones presenciales como en las on line, la colocación de los participantes y lo que se denomina “comunicación no verbal”. Por tanto, programación, motivación y objetivación para conseguir los fines[3]. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.

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[1] Velasco, Carretero, Manuel. Construyendo equipo (2015), Leyes incuestionables del equipo (2016), Zambullirse en un mar helado (2010), Como las piezas de un puzle (2015), Emotivo briefing (2014) Ponerme colorado (2012). Sitios visitados el 14/02/2017. Son prueba de ello.

[2] Velasco Carretero, Manuel. Enriquecer y concretar. 2003. Sitio visitado el 14/02/2017.

[3] Luis Miguel Sánchez Rodríguez.

[4] Problemas, conflictos…

[5] Que, según el ponente, nunca se deben olvidar.

[3]  A continuación te dejo un vídeo, subido a Youtube por Protocolo y Etiqueta, con un corte del programa “Para todos la 2”, donde se tratan estos temas