Conceptualiza el Sistema Interno de Información (SII) de cualquier organización —sea una empresa, una administración pública o una asociación— como una especie de buzón confidencial donde cualquier persona —empleada, directiva, proveedora o ciudadana— puede avisar de que algo no se está haciendo bien. Es el detector de humo interno para las malas prácticas, como la malversación de fondos o el incumplimiento grave de normativas. La ley española exige que esta gestión no sea improvisada, sino que siga un camino claro y bien documentado: el Procedimiento de Gestión (M. Velasco, 2023)[1]. Este camino estructurado comienza en la Recepción, el momento exacto en que se recibe el aviso. Aquí, lo primero es el Acuse de Recibo, una especie de “gracias por su mensaje” que se le envía a la persona que informa en un plazo máximo de siete días, garantizando de inmediato que su identidad está protegida. Al mismo tiempo, el Responsable del SII (RSII), que es la persona o comité encargado de gestionar este buzón, apunta la denuncia en un Libro-Registro confidencial, asignándole un número único y una fecha. Es necesario que, en esta fase inicial, el RSII revise rápidamente si el asunto es grave y entra dentro de lo que la ley permite investigar[2]. Este primer filtro lleva a la Admisión a Trámite, donde el RSII decide en un plazo si la denuncia tiene suficiente base para iniciar la investigación o si, por el contrario, es tan vaga o infundada que debe archivarse, siempre comunicando su decisión de forma motivada.
Una vez que la comunicación es admitida, se inicia la Investigación, la fase central y más delicada de todo el proceso, donde la organización se transforma en una detective interna, actuando con la máxima imparcialidad y rigor, como exige el Derecho. El objetivo aquí es recopilar pruebas, hacer entrevistas confidenciales y contrastar la información, como haría un perito o auditor. Es importante que, si la información apunta a una persona concreta —la Persona Afectada—, se le notifique que se está llevando a cabo una investigación y se le garantice la oportunidad de ser escuchada, lo que se conoce como Garantía de Audiencia. Este es el núcleo del Principio de Presunción de Inocencia: se considera que nadie es culpable hasta que las pruebas demuestren lo contrario. El RSII tiene que ser muy estricto con los plazos, pues la investigación y la resolución final no pueden exceder, por regla general, de tres meses. Finalmente, el proceso culmina con la Conclusión y Archivo. Si la investigación confirma la infracción[3], se le propone al órgano de gobierno competente que adopte las Medidas Correctoras oportunas, que pueden ir desde una amonestación hasta un expediente disciplinario. Si, por el contrario, las pruebas no confirman nada, se archiva la comunicación. En cualquiera de los casos, se notifica el resultado final a la persona informante, manteniendo siempre la protección de las identidades de todas las personas involucradas y asegurando que nadie sufra represalias por haber hablado. Fuente de las imágenes: mvc.
[2] Por ejemplo, si se trata de un conflicto personal entre compañeros o una queja rutinaria, se derivaría al canal interno adecuado, como Recursos Humanos; solamente si es una infracción legal o de cumplimiento seguiría adelante.
[3] Por ejemplo, se demuestra el fraude en la contratación o la existencia de un incumplimiento normativo.
