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La interacción entre la ciudadanía y las Administraciones Públicas (AAPP) de mi país se articula frecuentemente a través de la presentación de solicitudes, escrito mediante el cual una persona, sea física o jurídica, pide algo a la Administración Pública (AP). Para que la solicitud sea válida, debe cumplir dos condiciones esenciales: la persona solicitante debe ser una "interesada" porque la petición le va a reportar algún beneficio personal, directo o indirecto, y debe ser una petición fundada en derecho. Cuando se decide iniciar un procedimiento, se debe presentar una instancia que, como mínimo, incluya los datos de identificación[1], el lugar y medio elegido para recibir las notificaciones (que puede ser una dirección electrónica habilitada), la exposición clara de los hechos, las razones y la petición concreta, la fecha, la firma o acreditación de la autenticidad de su voluntad, y la identificación del órgano administrativo al que se dirige. Aunque tradicionalmente ha regido un principio antiformalista que permite la libertad de forma, cada vez se exige más el uso de modelos normalizados, especialmente para la tramitación electrónica. Además, la ciudadanía tiene el derecho a utilizar su lengua vernácula cooficial en aquellas Comunidades Autónomas donde exista.
En cuanto al modo de presentación, la legislación ha impulsado la vía electrónica como la forma habitual de tramitación. Actualmente, la solicitud puede presentarse en diversas ubicaciones. La opción prioritaria es el registro electrónico de la AP a la que va dirigido el escrito. Una ventaja de los registros electrónicos es que permiten la presentación de solicitudes todos los días del año durante las 24 horas, y la introducción requiere el uso de una firma electrónica. Gracias a la interoperabilidad entre AAPP, es posible presentar documentos dirigidos a una Administración en el registro electrónico o las oficinas de asistencia de cualquier otra AP. Para las personas que prefieren la vía presencial, los documentos pueden presentarse en las "oficinas de asistencia en materia de registro", donde serán digitalizados. También, se admiten los envíos realizados a través de las oficinas de correos con la condición de estafeta, siempre que se haga por correo certificado y en sobre abierto para que se selle en su interior. El momento en que se considera presentada la solicitud es aquel en que se recepcione en alguno de estos lugares. Al presentarla, la persona solicitante tiene derecho a obtener una copia sellada que muestre la fecha y la hora de la presentación.
Si la presentación se realiza de forma electrónica, el registro emitirá automáticamente un recibo que contendrá una copia autenticada del documento, y este quedará archivado en la carpeta ciudadana de la persona interesada. Si la solicitud no reúne todos los requisitos exigidos, la AP no debe rechazarla, sino que debe requerir a la persona solicitante para que subsane los defectos en un plazo de diez días, ampliable a quince. Si no se subsanan, se tendrá a la persona por desistida y se archivará el procedimiento, si bien esta decisión debe ser notificada. Una vez presentada la solicitud, la Administración está obligada a iniciar, instruir y resolver el procedimiento, debiendo informar a la persona solicitante del plazo máximo de resolución y de los efectos que tendrá el silencio administrativo. Generalmente, si no se fija un plazo por ley, el plazo máximo de resolución es de tres meses, contados desde que el escrito llega al órgano competente. Si este plazo máximo de resolución se incumple, se produce un acto presunto. Como regla general, si el procedimiento se inició a instancia de parte, el silencio administrativo se presume estimatorio (silencio positivo). Sin embargo, existe una amplia gama de excepciones en las que el silencio es negativo (desestimatorio)[2].
Incluso, si se produce un acto presunto, la AP mantiene la obligación de resolver expresamente el procedimiento. Para que la persona interesada pueda acreditar ante terceros la existencia de un acto presunto, tiene la posibilidad de solicitar un certificado de acto presunto, el cual debe ser emitido en el plazo de quince días. Es necesario no confundir la solicitud con la denuncia, un tipo de declaración en la que una persona pone en conocimiento de la AP hechos que pueden ser constitutivos de infracción. La denuncia debe expresar la identidad del denunciante, el relato de los hechos y la fecha de la comisión, ya que no se admiten las denuncias anónimas. A diferencia de la persona que presenta una solicitud, quien denuncia no se convierte en parte interesada en el procedimiento sancionador subsiguiente. Podríamos ver la presentación de solicitudes ante la AP como un mapa de carreteras: la normativa establece las vías principales (los registros electrónicos) y los requisitos esenciales (el contenido de la instancia) para que la persona solicitante pueda iniciar su viaje administrativo y, aunque haya baches (los defectos subsanables) o desvíos (los supuestos de silencio negativo), el proceso está diseñado para garantizar que el camino hacia la resolución se complete.
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[1] Nombre y apellidos, o razón social, junto con el DNI o NIF.
[2] Por ejemplo, se entenderá desestimada cualquier solicitud que tenga por objeto la transferencia de facultades relativas al dominio público o al servicio público, o aquellas solicitudes que pudieran dañar el medio ambiente, una excepción introducida por la Ley 39/2015.