Implementar un sistema interno de información o canal de denuncias, es un paso necesario que muchas organizaciones deben dar, tanto para cumplir con la legislación, como para fomentar una cultura de transparencia y seguridad (M. Velasco, 2023)
[1]. La finalidad es crear un espacio seguro para que las personas que trabajan en la organización o que están relacionadas con ella, puedan comunicar infracciones o irregularidades con total confianza. El proceso de puesta en marcha comienza cuando la alta dirección de la entidad designa a una persona o un equipo responsable de gestionar este sistema, siendo vital que esta figura goce de total independencia en sus funciones. Una vez definida esta responsabilidad, la organización debe diseñar y habilitar los canales técnicos, que deben ser seguros para proteger la identidad de quien informa. La normativa exige que existan vías tanto escritas, como una plataforma digital, como orales, por ejemplo, una línea telefónica o la posibilidad de una reunión. Es crucial que este sistema permita la comunicación anónima y garantice plazos ágiles: la persona informante debe recibir un aviso de que su comunicación ha sido recibida en un máximo de 7 días, y la investigación debe resolverse, por norma general, antes de 3 meses.
Una vez que la infraestructura técnica está lista, no basta con tener el canal, hay que definir sus reglas de uso y asegurar su eficacia. Para ello, la organización debe redactar una política clara y un procedimiento detallado que expliquen, de forma comprensible para toda la plantilla, qué se puede reportar, cómo se gestionará la información recibida y cómo se protegerán los derechos de todas las personas afectadas, tanto de quien informa como de la persona investigada, respetando siempre la privacidad y la presunción de inocencia. El éxito de este sistema depende directamente de la comunicación y la confianza. La organización debe hacer un esfuerzo activo por informar a todo su personal sobre la existencia del canal, cómo usarlo y, sobre todo, debe garantizar de manera firme que no existirá ningún tipo de represalia contra quien informe de buena fe; esta protección es el contrafuerte básico del sistema. Finalmente, la gestión del canal es una tarea continua que implica registrar confidencialmente cada comunicación, investigar los hechos de manera objetiva y revisar periódicamente el sistema para asegurar que sigue siendo justo, eficaz y accesible para todas las personas que lo integran. Fuente de las imágenes: mvc archivo propio.
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