La prueba del albarán

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Si la redacción de las facturas no debe dejar dudas sobre su contenido y veracidad, debiendo constar la descripción detallada de los productos transmitidos o los servicios prestados, lo mismo sucede con los albaranes[1]. Las anotaciones contables deben justificarse de modo suficiente y es el sujeto pasivo quien tiene que probar que el gasto contabilizado se ha realizado efectivamente[2]. 

En este sentido, aunque puede no existir obligación[3] de conservar los albaranes[4], sí que resultan un medio de prueba directa sobre la entrega de una prestación[5], ya que el que existan facturas completas no significa nada si la Administración Tributaria española sospecha de su autenticidad. La prueba del albarán[6] (imagen del MEC). Fuente de la imagen: sxc.hu. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.

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[1] Si la factura incluye toda la información necesaria para justificar la operación y no hace referencia al albarán, entonces no es obligatorio conservarlo. El albarán en este caso es simplemente un comprobante de entrega y no es necesario para fines contables o fiscales.

[2] Leído en la pág. 24 de la Gaceta de los Negocios del 8/1/08.

[3] Si la factura menciona o hace referencia directa al albarán, indicando su número o contenido, entonces sí es obligatorio conservarlo junto con la factura. En este caso, el albarán actúa como un anexo que complementa la información de la factura.

[4] La obligación de conservar los albaranes en España depende de cómo se relacione con la factura correspondiente.

[5] El plazo de conservación de los albaranes suele coincidir con el plazo de prescripción de las facturas, que varía según la legislación vigente.

[6] En caso de una auditoría o cualquier tipo de revisión, los albaranes pueden servir como prueba de la entrega de bienes o servicios y de las condiciones de la operación.