La importancia del inventario

Fuente de la imagen: mvc archivo propio

Según un estudio[1], la falta de control sobre las existencias, provoca pérdidas de ventas en más de la mitad de los comercios encuestados[2]. Añadiría que sin un fiable inventario periódico, el empresario no sabrá nunca cuanto está ganando, dejando de ganar o perdiendo y cual es la evolución en el tiempo de su cuenta de resultados. Apunta la firmante del artículo “Hoy toca inventario”, Gema Chamizo, nuevas formas de inventario, como la radiofrecuencia o sistemas robotizados de gestión de mercancías. Conozco esos sistemas y no estoy de acuerdo en que sean nuevos, bueno, serán nuevos para aquellos que los desconozcan ¿Sí?  Me explico un poco más con un ejemplo. Tuve la suerte de colaborar a principios de la década de los noventa en un grupo empresarial del sector de la distribución, con 21 supermercados, tres hipermercados, marca franquiciadora, un almacén central regulador y una gestión logística entre otras soluciones empresariales. En mi puesto de director de auditoría interna, tenía la tarea asignada por el Consejo de Administración de evaluar la bondad de la gestión de los inventarios periódicos en todos los centros de actividad. Evidentemente, mi equipo lo verificó y propuso las preceptivas mejoras que estimó convenientes (unas aprobadas y otras no, todo hay que decirlo). Pero ya en su momento nos encontramos la utilización de lectores de códigos por infrarrojos que, conectados a unos terminales, iban leyendo y transmitiendo la información a los ordenadores. En cuestión de horas se contaban todos los artículos de una organización que, por ejemplo, en el año 1993, según datos de sus cuentas anuales consolidadas, facturó más de cinto cincuenta mil millones de las antiguas pesetas (casi mil millones de euros). ¿Todo un adelanto en aquellos tiempos? 

No. La competencia también utilizaba sistemas similares a los nuestros, mejores o peores, según el grupo. También recuerdo el sistema EDI, en la relación con nuestros proveedores y centrales de compras a las que estábamos adheridos, que generaban una gestión y control difíciles de imaginar en décadas anteriores. Al lunes siguiente, la dirección general y resto de equipo directivo, incluidos, por supuesto, los responsables de hipermercados, supermercados, secciones, etc. tenían sus cuentas de resultados encima de sus mesas de trabajo, sus desviaciones, sus mermas, etc. y a conducir como papá. Incorporo una de las muchas anécdotas vividas. En el control de mi primer inventario gordo, estaba mi equipo junto con el grupo de auditoría externa, en el pasillo del almacén central, donde estaban almacenadas las bebidas. Bromeábamos con la hipotética situación de que a uno de nosotros se nos rompiera una botella de vino cara, mientras procedíamos a su verificación, cuando escuchamos la rotura de una botella. A un miembro del equipo de auditoría externa se le escapó de entre sus dedos un Vega Sicilia de bastantes años. Coincidencia: uno de los accionistas mayoritarios también presenció la situación. Años después, nos seguimos riendo del momento (en el buen sentido, se entiende). La verdad es que la persona pasó un muy mal trago y debo decir que la Dirección General catalogó esa rotura como un hecho anecdótico, fortuito y estadístico. Finalmente, en determinados sectores estratégicos (equipos informáticos, industria, etc.), tan importante es un inventario periódico de existencias como una gestión y control de su inmovilizado, con el sistemático e indispensable inventario[3]. Imagen incorporada con posterioridad; fuente: mvc archivo propio.

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[1] De la empresa Paxar Iberia.

[2] Leído en la pág, 6, del suplemento infoempleo.com del grupo Vocento, 25/3/07.

[3] Por si es de utilidad, os dejo el siguiente enlace sobre una propuesta de proceso de inventario de inmovilizado que elaboré en la década de los ochenta y que he ido actualizando de forma periódica a partir de la interesante información y fuentes a las que he tenido acceso (la última edición en 2003, para un proyecto de consultoría en la red). (Formato de texto modificado posteriormente. Fuente de la imagen: sxc.hu).