El Sistema Interno de Información (SII), popularmente conocido como el Canal de Denuncias, que todas las empresas y organizaciones deben tener por la Ley española 2/2023, no es una tarea que se cumpla una sola vez para olvidarse después. Es, en realidad, como el mantenimiento que hacemos a nuestro coche: si queremos que funcione bien y pase la Inspección Técnica de Vehículos (ITV), tenemos que revisarlo continuamente. La normativa exige que este Canal, que permite a cualquier persona informar de malas prácticas o fraudes internos de forma segura, esté en un estado constante de "revisión y mejora continua" (M. Velasco, 2023)[1]. Esto significa dos cosas prácticas. La primera es la actualización de sus reglas de juego; la organización debe revisar el manual de uso del Canal y sus normas internas al menos cada dos años. Pero, por ejemplo, piensa si la empresa cambia de dueño o se fusiona con otra (un cambio organizativo relevante), o si se aprueba una ley nueva que obliga a tramitar las denuncias de otra forma (un cambio normativo relevante), el manual debe ser modificado de inmediato, no podemos esperar a que pasen los dos años. De lo contrario, el Canal podría estar incumpliendo la ley sin saberlo o, peor aún, dejaría de ser útil para las personas que quieren informar, creando una barrera de desconfianza. La actualización constante asegura que el proceso, desde que alguien informa hasta que se investiga, sea siempre legal y justo, garantizando la protección de quienes dan la voz de alarma y la presunción de inocencia de las personas señaladas.
La segunda gran pata de este mantenimiento es la auditoría, que funciona exactamente como esa ITV o como un chequeo médico completo. Se trata de realizar un examen profundo, ya sea con personal interno especializado o, lo que es mejor, contratando a personas expertas externas e independientes, para ver si el Canal realmente está funcionando en la práctica. La pregunta clave es: ¿Es el sistema realmente eficaz? Por ejemplo, si el procedimiento dice que hay que responder a la persona informante en un máximo de siete días, la auditoría revisará todos los casos para ver si ese plazo se cumple siempre; si descubre que, en realidad, se tarda tres semanas en responder, ha encontrado una ineficacia que debe corregirse de inmediato. La auditoría también verifica el cumplimiento legal: ¿Se está garantizando la confidencialidad de la persona informante? ¿Se están protegiendo adecuadamente los datos personales de las personas afectadas? El resultado de esta auditoría no es para castigar a nadie, sino para generar un informe de mejora que dice exactamente dónde se necesita actuar. Quizás el personal que gestiona el Canal necesita más formación o tal vez la aplicación informática está fallando. Este informe se convierte en la base para la siguiente ronda de actualizaciones del manual. Concluyendo, si las organizaciones quieren que el Canal de Denuncias sea una verdadera herramienta de integridad y no solamente una multa pendiente, deben comprometerse a esta revisión continua, demostrando que la ética y la transparencia son una prioridad que se mantiene viva día a día.
