La Verdad tras el Buzón de la Denuncia en Compliance

Fuente de la imagen: Canal de Denuncias: Pilar de la Integridad Pública. Sitio Compliance (M. Velasco, 2023)

En el ámbito de mis relaciones profesionales, especialmente dentro de la comunidad universitaria, he tenido ocasión de conversar sobre la experiencia de implantar canales de denuncias en diversas entidades, tanto privadas como públicas. Me sorprendió un comentario que reflejaba una visión quizás demasiado simplificada: la idea de que un canal de denuncias no era más que un pie de correo electrónico o un enlace a un formulario en la página web. Esta perspectiva, si bien comprensible por lo extendido de ciertas prácticas, difiere enormemente de lo que realmente implica la creación y el funcionamiento de un sistema de denuncia verdaderamente eficaz, algo que la Ley 2/2023, de 20 de febrero, viene a reforzar al proteger a los informantes y combatir la corrupción (M. Velasco, 2023)[1]. La esencia de un canal de denuncias robusto yace mucho más allá de su mera existencia legal; reside en su capacidad para convertirse en un verdadero pilar de integridad y transparencia, una herramienta activa que detecta y previene irregularidades, y que, fundamentalmente, fortalece los valores intrínsecos de una organización. Es decisivo, por tanto, discernir entre un procedimiento de implantación serio y el simple "maquillaje", un "paripé" que se limita a cumplir formalmente sin un respaldo operativo real. Un canal genuinamente efectivo se distingue por adherirse a una serie de principios básicos que van mucho más allá de una dirección de correo o un formulario superficial. Pensemos, por ejemplo, en la accesibilidad universal; es primordial asegurar que cualquier persona, sea interna o externa, con o sin diversidad funcional, pueda comunicar una denuncia de manera fácil y clara. Esto no implica solo considerar formularios online, sino también opciones como buzones físicos, líneas telefónicas, mensajería de voz o incluso reuniones presenciales, siempre con las adaptaciones necesarias para personas con discapacidades o de otras nacionalidades. En este sentido, un simple enlace sin estas consideraciones se convierte más en una barrera que en una vía de comunicación efectiva. Igualmente, esenciales son la transparencia, la seguridad y la confidencialidad. Un sistema eficaz debe definir y hacer público qué tipo de informaciones se pueden comunicar, cómo se procesarán y quién será el encargado de cada fase. 

Críticamente, se deben implementar medidas de seguridad[2] para proteger los datos personales y la identidad tanto del informante como de terceros, limitando estrictamente el acceso a esta información sensible. La experiencia nos dice que un correo electrónico como sistema principal no es en absoluto ideal para garantizar la confidencialidad, ya que presenta altos riesgos para el anonimato y la identificación del remitente. Por ello, las aplicaciones informáticas especializadas emergen como la opción más recomendable, ofreciendo mayores garantías de seguridad, confidencialidad, anonimato y trazabilidad. Un canal que no es capaz de asegurar estas protecciones fundamentales solo conseguirá generar desconfianza y desincentivar su uso. Además, un sistema verdaderamente robusto garantiza la ausencia de represalias contra quienes informan de buena fe y permite el anonimato. El temor a las consecuencias es una barrera fundamental que los canales de "paripé" jamás logran superar, impidiendo que informaciones valiosas salgan a la luz. La imparcialidad es también vital, con procesos claramente regulados para evitar conflictos de interés, asegurando que las personas encargadas de la investigación y la resolución actúen de manera independiente. Incluso se detallan protocolos sobre cómo proceder cuando el propio responsable del sistema se encuentra en una situación de conflicto de interés, lo que subraya la seriedad con la que debe abordarse este aspecto. La diferencia básica entre una mera declaración de intenciones y una implementación real se observa en la estructura y los procedimientos. Un sistema eficaz cuenta con roles y responsabilidades definidos con claridad: el Órgano de Gobierno asume la responsabilidad de la implantación y supervisión general; el Responsable del Sistema Interno de Información (RSII), designado por el Órgano de Gobierno, gestiona el sistema de forma independiente y autónoma, siendo además responsable de la protección de datos y de supervisar el proceso completo; y finalmente, el Equipo Investigador, nombrado por el RSII, se encarga de verificar los hechos, recopilar evidencias y elaborar informes detallados con independencia, diligencia e imparcialidad. Cada uno de estos roles posee funciones específicas que demuestran un compromiso profundo y estructurado.

Un canal verdaderamente funcional sigue fases de gestión rigurosas: desde la comunicación de la denuncia[3], pasando por un registro obligatorio y confidencial de todas las denuncias recibidas, hasta un análisis preliminar que determina la pertinencia de la denuncia, diferenciándola de simples quejas o sugerencias y aplicando criterios de verosimilitud y relevancia. A esto le sigue una investigación formal, que debe contar con todas las garantías procesales y plazos claros[4], culminando con la emisión de un informe detallado, la resolución y el cierre con la propuesta de medidas, y la comunicación a la autoridad competente si los hechos pudieran constituir un delito. Esta secuencia metódica es la antítesis de un canal que solo existe en papel o de forma meramente testimonial. En contraste, un "maquillaje" de canal de denuncias omite o simula estos elementos trascendentales. Un enlace de correo electrónico genérico sin un protocolo de gestión definido, sin personal capacitado para análisis preliminares o investigaciones, y sin garantías efectivas de confidencialidad y protección contra represalias, es simplemente una fachada, no cumpliendo con la Ley 2/2023 en su espíritu y limitándose a su mínima expresión formal[5]. Un canal así no fomenta la confianza, desincentiva las denuncias de buena fe y, en última instancia, no contribuye a la detección ni prevención de irregularidades, sino que, de hecho, podría incluso dificultar que salgan a la luz. En conclusión, la relevancia de los procedimientos de implantación de los canales de denuncia reside en la creación de un verdadero SII que sea plenamente operativo, confiable y eficaz. No se trata, en absoluto, de cumplir con una mera normativa de forma “paripé”, sino de establecer una cultura de cumplimiento y ética que trascienda las exigencias mínimas legales, ampliando su ámbito de aplicación para incluir cualquier conducta contraria al código ético de la organización. Una entidad que invierte en un proceso de implementación riguroso[6], demuestra un compromiso real y tangible con la transparencia y la integridad. Esto la distancia claramente de aquéllos que se conforman con una simple apariencia de cumplimiento, invirtiendo en un activo que refuerza su reputación, su estabilidad y la confianza de todos sus grupos de interés. A continuación, te dejo un video tutorial, alojado en mi canal de Youtube.

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[1] Velasco-Carretero, Manuel (2023). Canal de Denuncias: Pilar de la Integridad Pública. Sitio Compliance.  Visitado el 20/06/2025.

[2] Tanto técnicas como organizativas.

[3] Con un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días.

[4] Un máximo de tres meses, prorrogable a seis.

[5] Lo que puede tener consecuencias contraproducentes.

[6] Con fases bien definidas, roles claros, capacitación continua y las herramientas adecuadas.